The ESG Framework
CYQAA fully acknowledges that the ESG provide a framework for all QA activities in the EHEA, and that they may be implemented in different ways in different contexts. For this reason, specific adaptations might be required based on the legal framework and the education system’s traditions and structure in the higher education setting where cross-border QA will be carried out. Any alterations to the agency’s procedures remain in line with the ESG and are made publicly available.
Preparing for cross-border QA
A preliminary meeting between CYQAA and the institution ensures a shared understanding of the national and institutional context and the forthcoming QA process.
A formal agreement is signed between the two parties, outlining the aims of the procedure and responsibilities of all parties.
Conducting due diligence and gathering further background information supports successful cross-border QA. This may include CYQAA contacting the local QA agency to acquire information of previous external QA reports and decisions concerning the institution.
Expert selection and Training for cross-border QA
CYQAA ensures the transparent and appropriate selection and training of its external evaluation experts. Specific training and briefing is particularly important if they are working in an unfamiliar context.
The institution’s representatives may participate in such trainings and briefings, conducted by CYQAA, so that they may also brief external evaluation experts on relevant contextual issues.
The institution, CYQAA and the external evaluation experts are sensitive to cultural and contextual differences.
The procedure for cross-border QA:
The practicalities of cross-border QA set out in the formal agreement between both parties which may include aspects such as language considerations and specificities of the site visit(s).
CYQAA conducts its external evaluation procedures in English and the working language of its external evaluation committees is English.
For this reason the institution should consider the time and resources required to provide, if necessary, translations of relevant documents and interpretation during the site visit(s). This is clarified in advance, during the arrangements for the site visit(s) and it is duly stated in the formal agreement between the two parties.
Communication between CYQAA and the institution should address various issues, which may include, in addition to language aspects, the length of the site visit(s), time allocated for interviews, the selection of interviewees and matters of reporting.
Formal Recognition Process of cross-border QA decision:
CYQAA and the institution take into account any additional steps necessary for the formal recognition by the relevant national bodies of any decision following the completion of a cross-border QA procedure that is part of national mandatory QA. This may not be necessary in all settings.
Any national requirements or criteria should be addressed in the structuring and contents of the report to ensure its recognition if the process is part of the national mandatory QA.
CYQAA ensures the publication of and access to the full report.
Financial Issues:
CYQAA charges the Higher Education institution fees to meet the full costs of Cross-Border QA.
The fees are as follows:
- For programmes of study of a duration of one (1) academic year on a full-time basis or of an equivalent duration on a part-time basis at Certificate level, €1.800.
- For programmes of study of a duration of two (2) academic years on a full-time basis or of an equivalent duration on a part-time basis at Diploma level, €2.500.
- For programmes of study of a duration of three (3) academic years on a full-time basis or of an equivalent duration on a part-time basis at Higher Diploma level, €4.000.
- For programmes of study of a duration of four (4) academic years on a full-time basis or of an equivalent duration on a part-time basis at Degree level (Bachelors), €5.500.
- For postgraduate Masters level programmes, €7.000.
- For postgraduate programmes of study at Ph.D. level, €8.500.
- Institutional Evaluation of universities €17.000 per Department.
- Departmental Evaluation of Universities €13.500 per Department.
- Institutional Evaluation of other higher education institutions, €10.000.
- Evaluation –Accreditation of a programme of study of a Higher Education Institution (Bachelors) degree, offered by the franchise method at an educational establishment of another state €8.000.
- Evaluation-Accreditation of a programme of study at Masters level which is offered through the franchise method in an educational establishment in another member state €10.000.
- Evaluation-Accreditation of a programme of study offered by a Higher Education Institution at Doctorate level, through the franchise method in an educational establishment in another member state €12.000.
The total fee is payable by higher education institution to CYQAA on signature of the contract.
Notes:
The above include a fee for the coordination of the cross-border QA, and CYQAA administrative overhead.
Additionally, institutions cover experts fees, travel, per-diem and accommodation expenses, charged as real costs, for the panel of experts and the CYQAA officers. Per-diem may vary depending on the location of the higher education institution and will be estimated according to the directives of the Cyprus Ministry of Finance.
Travel and subsistence costs for experts may also be increased depending on the location of the institution and thus an additional cost may be incurred.
These costs are payable by the higher education institution to CYQAA as soon as they are incurred.
Ιδιώτες και οργανισμοί με βάσιμες ανησυχίες και στοιχεία για τη μη ανταπόκριση ενός πιστοποιημένου ιδρύματος/τμήματος/προγράμματος στα Ευρωπαϊκά Πρότυπα και τις Κατευθυντήριες Γραμμές (ESG) ή/και στα πρότυπα της Παγκόσμιας Ομοσπονδίας για την Ιατρική Εκπαίδευση (WFME) ή/και στα κριτήρια αξιολόγησης που έχει θέσει ο Φορέας μπορεί να υποβάλει τα στοιχεία αυτά ενώπιον του Φορέα ΔΙΠΑΕ. Για την υποβολή των στοιχείων τηρείται η πιο κάτω διαδικασία:
- Το Συμβούλιο του Φορέα αποφασίζει κατά πόσο το παράπονο είναι αξιόπιστο στη βάση των στοιχείων που ο παραπονούμενος υποβάλλει. Τα παράπονα πρέπει να αφορούν τη μη ανταπόκριση στα κριτήρια που αναφέρονται πιο πάνω. Οποιαδήποτε άλλα παράπονα που αφορούν, για παράδειγμα τη νομοθεσία, ευρωπαϊκούς νόμους και κατευθυντήριες γραμμές και οποιουσδήποτε κανονισμούς πρέπει να απευθύνονται στο δικαστήριο ή στις αρμόδιες αρχές.
- Αν το παράπονο δεν είναι βάσιμο, με επαρκή μαρτυρία και στοιχεία, το Συμβούλιο δεν θα αναλάβει καμιά δράση και θα πληροφορήσει σχετικά τον παραπονούμενο.
- Αν το παράπονο είναι βάσιμο, το Συμβούλιο θα πληροφορήσει το ίδρυμα στο οποίο αναφέρεται το παράπονο και θα ζητήσει από το ίδρυμα να δώσει διευκρινίσεις ή/και πληροφορίες.
- Αν το παράπονο είναι βάσιμο, αλλά αφορά ένα μεμονωμένο περιστατικό και δεν επηρεάζει την ανταπόκριση στα κριτήρια και πρότυπα που αναφέρονται στην πρώτη παράγραφο, το Συμβούλιο θα απευθύνει επίσημη προειδοποίηση προς το ίδρυμα. Η επίσημη προειδοποίηση αναρτάται, σύμφωνα με τα πρότυπα των ευρωπαϊκών οργανισμών, στην ιστοσελίδα του Φορέα στην προμετωπίδα της σελίδας που είναι αναρτημένο το συγκεκριμένο ίδρυμα/τμήμα/πρόγραμμα, ανάλογα με την περίπτωση.
- Στην περίπτωση που το παράπονο είναι βάσιμο και οδηγεί στο συμπέρασμα ότι το πιστοποιημένο ίδρυμα/ τμήμα/ πρόγραμμα δεν πληροί πλέον τα κριτήρια με τα οποία πιστοποιήθηκε, το Συμβούλιο του Φορέα θα ενεργοποιήσει διαδικασία εξέτασης κατά πόσο τα κριτήρια της Πιστοποίησης πληρούνται.
- Στην περίπτωση κατά την οποία η εξέταση υποστηρίζει περαιτέρω το παράπονο και οδηγεί στο συμπέρασμα ότι δεν τηρούνται οι όροι της πιστοποίησης, τότε το Συμβούλιο του Φορέα μπορεί να αποφασίσει:
- είτε να ανακαλέσει την Πιστοποίηση
- είτε να αρχίσει τη διαδικασία εξωτερικής αξιολόγησης του Προγράμματος/Τμήματος/Προγράμματος.
Στις περιπτώσεις 5 και 6 το Ίδρυμα Ανώτερης Εκπαίδευσης καλείται να παρουσιάσει τη θέση του, πριν την τελική απόφαση. Η τελική απόφαση αποστέλλεται στο ίδρυμα, στον παραπονούμενο.
Ο σκοπός εφαρμογής των καταγγελιών εκτείνεται πέραν των όσων έχουν προαναφερθεί και περιλαμβάνει την ευκαιρία να αντιμετωπιστούν παράπονα σχετικά με τον τρόπο διεξαγωγής της επανεξέτασης ή ανησυχίες σχετικά με τις διαδικασίες που εφαρμόζει ο Φορέας Διασφάλισης και Πιστοποίησης της Ποιότητας. Τα παράπονα μπορούν να υποβληθούν από διάφορα ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των φοιτητών, των μελών του διδακτικού και ερευνητικού προσωπικού, του διοικητικού προσωπικού ή οποιουδήποτε ατόμου επηρεάζεται άμεσα ή έμμεσα από το Ίδρυμα Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης ή τον Φορέα Διασφάλισης και Πιστοποίησης της Ποιότητας που επιβλέπει τις δραστηριότητές του.
